Электронная подпись. Электронные документы постепенно вытесняют бумажные, и в современном мире не обойтись без электронной подписи, подтверждающей подлинность документа. Электронная подпись стала обязательным инструментом ведения бизнеса. Для физических лиц это удобный способ взаимодействия с государственными органами, работодателями и школами.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭЦП), иногда также известная как электронная цифровая подпись (ЭЦП), представляет собой информацию в электронной форме, прикрепленную к подписанному ею электронному документу. Это позволяет идентифицировать лицо, подписывающее электронный документ, подтвердить авторство этого документа и проверить подписанный файл.
Электронные подписи различаются по уровню безопасности и могут использоваться физическими или юридическими лицами для различных целей:
- Электронные подписи используются при работе с порталами госуслуг, такими как Госуслуги, Госзакупки, Росреестр и другими. С их помощью можно легко записаться на прием в госучреждения, подать документы, оплатить штрафы и налоги.
- Цифровая подпись требуется при участии в тендерах и электронных аукционах для идентификации, удостоверения документов и подписания контрактов.
- Электронная подпись значительно упрощает процедуру отчетности в контролирующие органы, так как позволяет удаленно отправлять документы с электронной цифровой подписью в ФНС, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России или Росстат.
- Это также необходимо для электронного документооборота внутри компании и для обмена информацией с другими деловыми партнерами.
Виды ЭЦП
Существует два типа электронной подписи: обычная цифровая подпись и расширенная цифровая подпись, которая может быть как квалифицированной, так и неквалифицированной.
Простая ЭЦП
Простая электронная подпись (PES) включает комбинацию логина и пароля, которые пользователь вводит при создании личного профиля на различных веб-сайтах, коды доступа, полученные по SMS, и коды на скретч-картах. PEP регистрируется самой ИТ-системой, которая использует такую электронную подпись и подтверждает, что она была сделана конкретным лицом.
Обычная ЭП часто используется при проведении банковских операций, для идентификации пользователя в различных ИТ-системах, при получении услуг в «Публичном офисе». PEP также может использоваться для удостоверения документов, но только внутри корпоративного электронного документооборота (EDI). Чтобы документ, подписанный с PEP, имел юридическую силу, между подписавшими сторонами должны быть заключены соответствующие соглашения, регулирующие принципы использования и распознавания электронных подписей.
Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну. Недостаток обычной электронной подписи – низкий уровень безопасности. Это позволит определить автора документа, но не защитит файл от подделки.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП
Расширенная неквалифицированная электронная подпись (ЭЦП) позволяет не только идентифицировать владельца документа, но и проверить, были ли внесены изменения в файл после подписания файла. Такая ЭЦП создается с помощью специальных криптографических программ с использованием закрытого ключа ЭЦП. Этот уровень защиты подписи считается средним.
NEP – это два уникальных набора символов, которые встречаются в определенном порядке и связаны друг с другом. Одна из этих строк является электронным ключом, а другая используется как ключ проверки электронной цифровой подписи. Специальное программное обеспечение СКЗИ (аббревиатура от «средства криптографической защиты информации»).
Сама по себе усиленная неквалифицированная электронная подпись не является полным аналогом подписи рукописный, но может придавать юридическую силу документу, но только в EDI с этой компанией и для внутреннего и внешнего электронного документооборота при подписании контракта с данной организацией.
Усиленная квалифицированная ЭЦП
Расширенная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) имеет наивысший уровень безопасности, и каждый электронный документ, подписанный такой подписью, считается аналогом бумажного документа, подписанного от руки. Этот тип ES позволяет точно определить, кто подписал документ и не был ли файл изменен впоследствии.
В отличие от неквалифицированной подписи, цифровая подпись создается с использованием
ЭЦП, сертифицированные Федеральной службой безопасности РФ. Выдать такую ЭЦП могут только удостоверяющие центры, имеющие соответствующую аккредитацию Минкомсвязи РФ. Такой центр предоставляет лицу или организации, получающей ЭЦП, квалифицированный сертификат ключа проверки ЭЦП, который хранится на выделенном USB-накопителе. В некоторых случаях для его использования необходимо установить дополнительное программное обеспечение.
Как получить электронную подпись
Этот тип ЭЦП не требует дополнительных соглашений расширенная квалифицированная электронная подпись автоматически придает юридическую силу документам. ЭЦП позволяет подавать отчеты всем контролирующим органам, участвовать в электронных тендерах, вести электронный документооборот внутри компании, а также с ее внешними подрядчиками и государственными органами.
Получение ЭП физическим лицом
Разберем шаги, необходимые для получения электронной подписи физическими и юридическими лицами.
- Физическим лицам проще всего обратиться в МФЦ за электронной подписью. Все, что вам нужно сделать, это записаться на прием и предоставить документы:
- заявление на получение квалифицированного сертификата;
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт) с копией фотографии и страницы проживания
- Пенсионная карта СНИЛС
Свидетельство ИНН.
Физические лица могут получить простую электронную подпись бесплатно, а расширенная электронная подпись требует оплаты.
- Также возможно получение сертификата в специальном удостоверяющем центре. Стоимость сертификата зависит от тарифного плана. Вы можете оставить заявку на получение сертификата онлайн, а затем посетить центр. Сделать это:
- зарегистрироваться на сайте центра;
- выбрать тарифный план и оплатить счет;
Получение ЭП юрлицами или ИП
прибыть в центр в назначенное время и предъявить паспорт, ИНН и СНИЛС.
Юридические лица также получают квалифицированные сертификаты ЭЦП в удостоверяющем центре или в МФЦ. Список аккредитованных удостоверяющих центров доступен на сайте Минкомсвязи России. Так как получить ES удаленно нельзя, обязательно выбирайте сайт, у которого есть филиал в вашем городе.
- Вам потребуются следующие документы:
- Заявление на получение награды ES. При подаче заявки в удостоверяющий центр вы получите форму заявки; в МФЦ вы можете заполнить заявку на сайте госуслуг.
- Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра юридических лиц. Их можно получить на сайте Федеральной налоговой службы.
Копия устава также требуется от юридических лиц; Паспорт и СНИЛС требуются от самозанятых.
Если представитель получает ЭЦП, он также должен предоставить доверенность на подпись и свой паспорт.
После проверки документов специалистами удостоверяющего центра сертификат будет выдан в течение 4-10 рабочих дней. Чтобы получить его быстрее, вы можете заплатить семестр.
Срок, на который выдается сертификат ES, обычно составляет один год. Если срок действия электронной подписи еще не истек, ее можно обновить с помощью действующего сертификата. Если срок действия предыдущего сертификата истек, необходимо повторно оформить его и предоставить полный пакет документов. Однако подписанные документы считаются действительными даже после истечения срока действия сертификата.Ключ подтверждения ЭЦП.
Как подписать документ электронной подписью
Владелец электронной подписи получает специальный цифровой носитель USB-токен, похожий на обычную флешку, и бумажный и электронный сертификат. Для работы с электронной подписью на компьютер необходимо установить специальное программное обеспечение.
- Процесс подписания документа с помощью ЭЦП различается в зависимости от программного обеспечения, в котором он был создан или отредактирован. Между тем, на вашем компьютере должны быть предварительно установлены специальные сертификаты, выданные организацией, зарегистрировавшей цифровую подпись. Рассмотрим, как выглядит подпись в Microsoft Word:
- Откройте желаемый документ.
- Выберите меню «Файл». и выберите «Подробности».
- Затем нажмите кнопку «Защита документов».
Как проверить подлинность подписи
В открывшемся списке выберите «Добавить цифровую подпись».
Многие ИТ-системы имеют встроенную функцию проверки электронной подписи. Однако также есть возможность самостоятельно проверить цифровую подпись с помощью специальных приложений и интернет-сервисов. НЭП и КЭП электронные подписи на основе инфраструктуры закрытого и открытого ключей подлежат проверке. Закрытый ключ используется для создания подписи, а открытый ключ используется для ее проверки.
- Они существуют
- два типа усиленных ЭС:
Подключено в этом случае создается один файл, содержащий как саму подпись, так и документ, для которого она была создана (этот файл необходимо проверить).
- Отдельный, который создается отдельно от подписанного документа в виде файла с расширением .sig (необходимо выбрать оба файла – документ и файл электронной подписи).
- Самый простой способ выполнить проверку ES – использовать онлайн-сервисы. Для этого достаточно перейти по ссылке, скачать документ и дождаться результата проверки. Вот как можно проверить электронную цифровую подпись в специальном разделе портала госуслуг:
- Необходимо выбрать тип документа.
- С помощью кнопки «Скачать файл» выберите документ и файл, чтобы отделить подпись.